Regeln zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Düren ab dem 01.01.2018

Elektronische Kommunikation

Die Stadt Düren bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierfür wurden im Sinne des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen – EGovG NRW) die erforderlichen Zugänge eingerichtet, über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden können.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Düren

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
3. Signatur
4. Verschlüsselung
5. Dateiformate
6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse
7. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke
8. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren
9. Datenschutz 


1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation (§ 3 Abs. 1 EGovG NRW  i. V. m. § 3a Abs. 1 VwVfG NRW)
Die Stadt Düren eröffnet einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach den Vorschriften des § 3 Abs. 1 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation 
Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr per E-Mail übersandtes Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Vertrauensdienstegesetzes versehen.
Für qualifiziert signierte Dokumente und/oder verschlüsselte E-Mails und Anlagen steht Ihnen ausschließlich die E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle zur Verfügung:

vps(at)dueren.de

Für eine formfreie Kommunikation, also für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.dueren.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Düren (zu den Ausschreibungen). Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg. 
Bitte senden Sie der Stadt Düren keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadt Düren nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

3. Qualifizierte elektronische Signatur
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Die Stadt Düren unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur.

www.bundesnetzagentur.de  

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

4. Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie die von Ihnen signierte Nachricht zusätzlich verschlüsseln. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten "öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter dem folgenden Link zum Download bereit:

Zum Schlüssel

In dem Sie den Zugang zur Stadtverwaltung Düren über die unter Ziffer 2. genannte E-Mail-Adresse nutzen, erklären Sie Ihr Einverständnis zur elektronischen Kommunikation und zur Speicherung Ihres dafür erforderlichen öffentlichen Schlüssels. Die Stadtverwaltung Düren wird in der weiteren Kommunikation Ihren öffentlichen Schlüssel nutzen, um verschlüsselte Mails an Sie zu versenden.

5. Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Düren nicht alle auf dem Markt gängige Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Zurzeit ist die Datenübermittlung deshalb auf folgende Formate beschränkt: 

Format

Endung

Text

Microsoft ® Word

.doc/.docx

Plain Text / ASCII-Text

.txt/.asc

Rich Text

.rtf

Kalkulation

Microsoft ® Excel ®

.xls/.xlsx

Grafik

Windows ® Bitmap

.bmp

Graphics Interchange Fomat

.gif

Joint Photographic Experts Group

.jpg/.jpeg

Portable Networks Graphic

.png

Tagged Image File Format

.tif/.tiff

Präsentation

Microsoft ® PowerPoint ®

.ppt/.pptx

Dokumentenaustausch

Adobe ® Portable Document Format

.pdf

Datenkomprimierung

.zip

Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.
Eingehende E-Mails (inklusive Anhänge) darf eine Gesamtgröße von 35 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Düren nur als nicht selbst entpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
E-Mails, die das Nachladen von Inhalten erfordern, können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen mit der E-Mail versenden.

6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse
Über die elektronische Zugangseröffnung nach Ziffer 1 hinaus eröffnet die Stadt Düren unter der De-Mail-Adresse

 stadt@dueren.de-mail.de

einen elektronischen Zugang nach den Vorschriften des § 3 Abs. 2 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Absatz 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG NRW, in Verbindung mit § 36a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Sozialgesetzbuch I sowie in Verbindung mit § 87a Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 bzw. Absatz 4 Satz 3 der Abgabenordnung.

7. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke
Die Stadt Düren nutzt für eine evtl. Antwort als Rückkanal in der Regel den vom Bürger oder Unternehmer gewählten elektronischen Kommunikationsweg (konkludente Zugangseröffnung des Absenders), begrenzt auf die jeweilige Angelegenheit. Besteht über die Identität des Absenders keine hinreichende Gewissheit, kann eine Antwort auch per Post erfolgen. 
Die Kommunikation über soziale Netzwerke stellt keine Zugangseröffnung im Sinne dieser Kommunikationsregeln dar. Sie hat lediglich informellen und unverbindlichen Charakter. Eine Nutzung im Rahmen von Verwaltungsverfahren oder sonstige rechtsverbindliche Nutzung ist ausgeschlossen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen besteht auch keine Verpflichtung für eine Antwort ausschließlich diesen Kanal nutzen zu müssen. Falls keine anderen Kontaktdaten vorhanden sind, beschränkt sich die behördliche Reaktion auf dem Rückkanal innerhalb des sozialen Netzwerkes allenfalls auf die Mitteilung einer datenschutzgerechteren Kontaktmöglichkeit. Ein Rechtsanspruch auf Bearbeitung oder Beantwortung innerhalb des sozialen Netzwerkes kann nicht geltend gemacht werden.

8. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren
Die Stadt Düren bietet in Verwaltungsverfahren, in denen die Identität einer Person aufgrund einer Rechtsvorschrift festzustellen ist oder aus anderen Gründen eine Identifizierung notwendig ist, gem. § 3 Abs. 3 EGovG NRW i. V. m. § 18 des Personalausweisgesetzes bzw. nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes einen elektronischen Identitätsnachweis an. Die Abwicklung dieses Verfahrens erfolgt über das Bürgerportal der Stadt Düren.

9. Datenschutz
Informationen zum Thema „Datenschutz“ finden Sie hier.
Der Stadt Düren ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein besonderes Anliegen. Wir halten uns daher strikt an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 
Ihre Daten werden von uns weder veröffentlicht, noch unberechtigt an Dritte weitergegeben. 
Im Folgenden erläutern wir, welche Daten während Ihres Besuches auf unseren Webseiten erfasst und wie genau diese verwendet werden 

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderer Behörden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder bearbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vor der Zusendung mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung. Eine Auswahl von Rufnummern finden Sie im virtuellen Rathaus.

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