Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Düren

Die Stadt Düren bietet die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Düren eröffnet gemäß § 3a VwVfG den eingeschränkten Zugang für die elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen:

Formgebundene Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Entsprechend § 3a VwVfG NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform zwar in vielen Fällen durch die sog. „elektronische Form“ ersetzt werden, dies bedeutet jedoch, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Düren kann allerdings zurzeit aus technischen und organisatorischen Gründen keine elektronische Signatur auf Echtheit und Gültigkeit prüfen, sodass Sie formgebundene Schreiben nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Düren ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr (z. B. einfache Anliegen, Hinweise, Mitteilungen, Beschwerden oder Anfragen) möglich. Dafür gelten die nachfolgend dargestellten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen:

Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse stadt@dueren.de eingerichtet. Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot Kontaktformulare einzelner Ämter und Personen. An die E-Mail-Adressen einzelner Ämter oder Personen können Sie ebenfalls E-Mails senden, soweit sie veröffentlicht wurden.

Nicht alle Dateiformate können bei der Stadt Düren bearbeitet werden. Zurzeit ist die Datenübermittlung deshalb auf folgende Formate beschränkt:

Dateiformate
FormatEndung
Text
Microsoft ® Word.doc/.docx
Plain Text / ASCII-Text.txt/.asc
Rich Text.rtf
Kalkulation
Microsoft ® Excel ®.xls/.xlsx
Grafik
Windows ® Bitmap.bmp
Graphics Interchange Fomat.gif
Joint Photographic Experts Group.jpg/.jpeg
Portable Networks Graphic.png
Tagged Image File Format.tif/.tiff
Präsentation
Microsoft ® PowerPoint ®.ppt/.pptx
Dokumentenaustausch
Adobe ® Portable Document Format.pdf
Datenkomprimierung.zip

Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. Sie definiert verwaltungsweite Mindeststandards. Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.

Die Gesamtgröße der E-Mail (inklusive Anhänge) darf 35 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Düren nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen. Amtssprache ist Deutsch. E-Mails, die das Nachladen von Inhalten erfordern, können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen mit der E-Mail versenden. Im Einzelfall klären Sie bitte mit der Empfangsstelle ab, ob das Nachladen von Informationen möglich ist.

Die Stadt Düren kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Vertrauliche Informationen sollten Sie daher grundsätzlich per herkömmlicher Briefpost an die Stadt Düren senden.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden ungeöffnet gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe von Programmierungen (z. B. Makros) enthalten, sowie für E-Mails mit einem Virus. SPAM-Mails werden gefiltert. Der Absender kann hierüber nicht informiert werden.

E-Mails sind wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für unberechtigte Dritte lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden. Derzeit gibt es keinen einheitlichen technischen Standard, diese Mails zu verschlüsseln. Aufgrund dieser generellen Übertragungsrisiken und der Verwendung von SPAM-Filtern kann die Stadt Düren nicht die Gewähr dafür bieten, dass Ihre E-Mail tatsächlich hier eintrifft. Das Zustellrisiko trägt der Absender. Sollten Sie innerhalb von 14 Tagen keine Rückmeldung erhalten, wird empfohlen, sich erneut an die Stadt Düren zu wenden, ggf. auf einem anderen Kommunikationsweg (Briefpost, Telefax, Telefon).

Treten Sie per E-Mail an die Stadt Düren heran, so wird unterstellt, dass Sie eine Rückmeldung auf gleichem Wege wünschen. Handelt es sich jedoch um vertrauliche Informationen, oder ist die elektronische Übermittlung aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen, erfolgt die Antwort der Stadt Düren weiterhin per Briefpost, sofern Ihre E-Mail eine vollständige Absenderadresse enthält.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderer Behörden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder bearbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vor der Zusendung mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung. Eine Auswahl von Rufnummern finden Sie im virtuellen Rathaus.

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